La telefonía VoIP se adapta a los cambios y necesidades de tu empresa. Descubre cuáles son las necesidades de tu compañía que la telefonía IP puede satisfacer.
Tanto si eres un emprededor, una PYME o un directivo de una gran empresa, las comunicaciones son una necesidad y lo van a ser durante mucho, mucho tiempo. Ante la duda aparecer dos o tres opciones de centralita telefónica; tradicional o VoIP, ya sea con hardware o basada en software.
Hemos reunido en un artículo cuáles son las ventajas para ayudarte a saber cuál de las tres opciones va a satisfacer mejor las necesidades de comunicación con nuestros proveedores y/o clientes.
Esto podría pasar en tu empresa
Imagina una situación práctica que podría darse en tu empresa: se acerca la campaña de Navidad; aumento de ventas, nuevos productos, clientes que necesitan más información...El departamento de marketing ha decidido crear una nueva línea de productos y el método para presentarlo se basa en una estrategia de telemarketing.
Tu empresa se enfrenta a una decición: hay que aumentar el total de líneas disponibles para poder hacer frente, por un lado, a todas las llamadas salientes a posibles clientes potenciales y, por el otro, dar respuesta a todas las llamadas de atención al cliente con preguntas, quejas o pedidos.
Partimos desde cero y debemos instalar todos los terminales que utilizaremos durante la campaña de Navidad, y cuando esta campaña termine debemos retirarlos, excepto algunos que quedarán para el futuro como "atención al cliente". Entre una centralita telefónica tradicional y una centralita telefónica VoIP ¿cuál de las dos es capaz de cubrir mejor este reto?
La instalación de la centralita
Si optamos por la centralita tradicional, la que se basa en la red de telefonía digital sobre la infraestructura de cable de cobre necesitaremos instalar:
- La centralita en sí, en donde van conectados todos los teléfonos
- El cableado de la centralita a los terminales
- El cableado desde la centralita hacia la red telefónica
Las centralitas tradicionales concentran todas las conexiones entre los terminales y el exterior y si requerimos en un futuro hacer una ampliación, debemos contar cuántos espacios quedan libres. Si no quedara ninguno, debemos adquirir otra centralita para poder aumentar la capacidad.
En el caso de las centralitas VoIP es diferente. En caso de que instalemos una física (hardware) o basada en software, sólo debemos tener en cuenta que el terminal debe estar conectado en un puerto Ethernet (como muchos ordenadores) para acceder a Internet. También existen terminales WiFi con los que podemos hacer desaparecer todos los cables.
Configurar los números de teléfono
En el caso de la centralita tradicional, los números vienen por defecto y no podremos modificarlos o personalizarlos. Así mismo, las opciones de valor añadido de cada uno de estos teléfonos son iguales en todos, imposibilitando la personalización.
En el caso de la centralita VoIP podemos crear tantos teléfonos como queramos ya que la capacidad de aumentar las líneas en una centralita VoIP es casi infinita. Sólo debemos acceder al panel de control, crear los números y configurar el terminal. Por otro lado, cada terminal podrá tener los servicios extra que queramos: desde un contestador de capacidad casi ilimitada, has personalizar la música de la llamada en espera.
Servicios de valor añadido
Volvamos al ejemplo: estamos ante la campaña de Navidad y el equipo de marketing ha creado en el CRM de la empresa una lista de teléfonos de clientes que se han mostrado interesados en recibir más información sobre nuestro nuevo producto.
En los terminales de una centralita tradicional, sólo podremos acceder a los teléfonos en cuestión. La relación entre llamadas efectuadas y respuestas sobre el CRM de la empresa, deberá hacerse de manera manual, lo que supone una enorme pérdida de tiempo.
Los terminales de la centralita VoIP son pequeños ordenadores, lo que permite tener un acceso total al CRM, entre muchas otras funciones. La telefonía VoIP trasciende las llamadas en sí, para convertirse en un pequeño dispositivo smart.
¿Cuánto valen las llamadas por VoIP?
En el caso de la telefonía tradicional, el coste de la llamada está determinada por la distancia que recorre la señal desde que sale del teléfono hasta que llega al destino.
Cuando más lejos está, más cara será esa llamada. Con la telefonía VoIP esto no sucede de esta manera, porque el medio por el que se transmite la voz en Internet y no hay fronteras.
De este modo, las llamadas a través de VoIP serán mucho más baratas que las realizadas a través de una centralita tradicional.
¿Qué otras ventajas me aporta la telefonía VoIP?
Una vez termina la campaña, demonstar los terminales VoIP es algo relativamente sencillo. Simplemente se borran los números de la centralita, se desconectan los teléfonos de Internet y ya está. No hay cableado que retirar y siempre podemos utilizar en el futuro esos terminales como respuestos o para crear nuevos puestos de trabajo que requieran un teléfono.
Pero si queremos podemos no tener ni tan sólo que utilizar un terminal telefónico. Existe la opción de configurar nuestro ordenador, tablet o smartphone para usarlo como terminal VoIP. Aunque en el caso de una campaña de marketing no será muy útil, sí nos permitirá llevar con nosotros el número de teléfono lo que puede ser muy útil para estar localizable en cualquier momento y paíse del mundo.
La telefonía VoIP es lo que necesita tu negocio
Te hemos expuesto un caso particular, que podría darse en tu negocio, pero existen múltiples opciones más. En todas ellas, la telefonía VoIP será capaz de adaptarse a los cambios y necesidades de tu negocio como un guante a tu mano.
La telefonía VoIP es, sin duda alguna, el futuro de las comunicaciones en la empresa y tu compañía no puede quedar fuera de ella.
