Para muchos, instalar una centralita en su empresa puede sonar a algo del pasado. Imaginar una más que costosa operación de instalación y configuración de una centralita, tirar metros y metros de cable por toda la oficina hasta las mesas en donde instalaremos los teléfonos que, por supuesto, también hay que configurar. Si en el futuro necesitamos hacer una extensión, debemos añadir a las centralitas tradicionales o bien tarjetas de expansión - siempre que queden espacios libres - o bien comprar una nueva y empezar el proceso de instalación de nuevo.
Pero el futuro de las centralitas es la VoIP, o lo que es lo mismo: llamadas a través de Internet. Esta tecnología nos permite utilizar nuestra conexión a Internet para enviar y recibir voz y video. Hay muchas plataformas de telefonía VoIP disponibles que nos ayudarán a mejorar las comunicaciones telefónicas de nuestra empresa.
Las ventajas de la telefonía VoIP para las pequeñas empresas
Contar con un sistema de VoIP en nuestra pequeña empresa supone una enorme ventaja competitiva y una mejora en tiempo y dinero. La telefonía IP tiene una serie de beneficios y valores añadidos que notaremos tanto en el corto como en el largo plazo.
Ahorrar costes en teléfono
Cuando hablamos de telefonía VoIP, el principal beneficio a destacar para una PyME es, sin duda alguna, el ahorro en teléfono. Las centralitas tradicionales se basan en la distancia entre quien llama y el destino en donde se encuentra el receptor. Las llamadas por el sistema tradicional deben atravesar fronteras, incrementando progresivamente el coste a la vez que aumenta la distancia.
En el caso de la telefonía VoIP, las llamadas se llevan a cabo a través de Internet y no hay distancia, porque la red es una y, del mismo modo en que podemos conectarnos por el mismo precio a una web alojada en Madrid que a una web alojada en Taiwan, con las llamadas sucede igual. Los costes son mucho más económicos en las llamadas locales e internacionales, permitiendo incluso tarifas planas muy interesantes.
Pero las ventajas no acaban aquí. Muchos proveedores de telefonía VoIP permiten llamadas a coste 0 entre usuarios de la misma plataforma. Puede ser muy interesante para una pequeña empresa poder comunicarse gratuitamente con sus trabajadores en ruta hacia otro Estado, sin tener que pagar un extra por la distancia.
Es más barata y fácil de instalar y mantener
Las centralitas telefónicas tradicionales, como hemos comentado al inicio, tienen un alto coste en instalación y mantenimiento, por no hablar de la expansión de líneas si algún día debe llevarse a cabo. En el caso de la telefonía VoIP, la instalación es mucho más sencilla.
Aquí podemos escoger entre dos tipos de centralita VoIP: la física y software. La centralita VoIP física o hardware está físicamente en la empresa. En cambio, la centralita software puede estar alojada en tu propio ordenador o un servidor externo (virtualizada).
Si queremos llevar a cabo una expansión de líneas, tan sólo debemos crearlas, configurar los terminales y empezar a llamar (salvo con la centralita VoIP física o hardware, que deberá ampliarse o ser renovada). Nada más. Por otro lado, si en nuestra empresa ya teníamos instalado un sistema de centralita tradicional digital y queremos re-utilizar los teléfonos por ahorrar costes, las centralitas VoIP permiten adaptarlos a la tecnología IP fácil y cómodamente.
La telefonía VoIP va contigo
Pocos usuarios saben que en los smartphones y tablets ya disponen de sistemas VoIP en aplicaciones como Whatsapp, Skype o Telegram. Muchas soluciones de telefonía VoIP permiten ser utilizadas desde nuestro ordenador o dispositivo móvil con otdo lo que ello implica. Las llamadas no viajan a través de un cable, sino a través de internet igual que lo hace la web o un email.
Si estamos lejos de la oficina, podremos seguir utilizando nuestro número de teléfono como si estuviéramos en ella. Sólo requerimos de tener conexión a Internet de suficiente calidad como para mantener la llamada. La telefonía VoIP, a diferencia de la tradicional por cable, es un servicio en Internet y no el dispositivo en sí.
El valor añadido de la telefonía VoIP para las PyME
Los servicios de valor añadido que aporta la telefonía VoIP a las PyME son muchísimos y van más allá del simple uso como teléfonos para realizar llamadas. Uno de los más destacables es que los teléfonos VoIP son auténticamente inteligentes y permiten acceder al calendario, agenda de contactos u otros servicios, como el CRM de la empresa. También permiten tener contestador incorporado, multi-llamada, configurar la música de la llamada en espera...
Otro servicio de valor añadido que puede ser interesante para las PyME es la posibilidad de configurar números de servicio comercial y de atención al cliente para campañas concretas. Por ejemplo, si tenemos que organizar una campaña puntual para Navidad, podemos crear unos números especiales para esa tarea.
La telefonía VoIP es el futuro para las pequeñas empresas
La ventaja competitiva que la telefonía VoIP ofrece a las pequeñas y medianas empresas es muy grande. Desde el ahorro de hasta el 80% en la factura, con respecto a los costes de llamadas en la telefonía digital convencional por cable, hasta la movilidad que proporcionan las aplicaciones para smartphones, tablets y ordenadores, la tecnología VoIP está aquí para cambiar para siempre la manera en que las empresas se comunican con sus clientes y proveedores.
